Setiap bisnis punya tantangan yang berbeda, tetapi ada masalah umum yang hampir semua organisasi hadapi, seperti tuntutan pelanggan yang terus naik, aturan yang makin ketat, biaya operasional yang meningkat, dan gangguan rantai pasok. Di saat yang sama, perusahaan juga harus menjaga produksi tetap lancar, karyawan tetap nyaman, dan keuntungan tetap sehat. Itu bukan tugas yang ringan.
Di tengah kebutuhan pengiriman cepat dan manufaktur yang lincah, teknologi yang tepat bisa membantu bisnis merapikan proses, meningkatkan efisiensi, dan mendorong pertumbuhan. Lalu, teknologi apa yang dimaksud? Salah satu fondasinya adalah enterprise resource planning (ERP) software.
If Anda baru mengenal istilah ini atau sudah tahu definisinya tetapi butuh konteks nyata, artikel ini menjelaskan dasar-dasar ERP secara sederhana.
Definisi ERP
ERP adalah singkatan dari enterprise resource planning, yaitu jenis software yang mengintegrasikan dan memusatkan sumber daya, data, dan operasi perusahaan di berbagai departemen, sehingga kerja yang terpisah-pisah bisa dihilangkan.
ERP menstandarkan dan menyederhanakan proses bisnis seperti finance, human resources, quality, procurement, manufacturing, inventory, sales, dan reporting. Dengan database bersama, data bisa terlihat secara real time dan menjadi satu sumber informasi yang bisa diakses semua pihak terkait kapan saja.
Dengan ERP, perusahaan bisa lebih cepat mengetahui data penting, seperti jumlah sales order dari kantor Berlin minggu lalu atau data keuangan untuk audit berikutnya.
Bagaimana ERP Bekerja?
Standarisasi Data dan Visibilitas
Setiap departemen biasanya menyimpan data penting dengan cara masing-masing, misalnya dokumen akuntansi, catatan produksi, atau sales order. Sebagian masih memakai kertas atau spreadsheet, sementara yang lain memakai sistem dasar. Cara kerja yang terpisah seperti ini membuat staf membuang waktu untuk mencari data, menggandakan pekerjaan, atau membandingkan angka yang berbeda antar departemen.
ERP membantu mengubah keadaan itu. Sistem ini menggabungkan fungsi inti bisnis dan menyatukan tim dalam satu sistem. Data dari finance, inventory management, accounting, dan procurement disimpan dalam format standar di satu tempat. Hasilnya, tim yang berwenang bisa melihat data secara real time, dan manajer serta eksekutif mendapat laporan serta analitik yang lebih lengkap.
Misalnya, tim produksi di pabrik perlu memastikan formula produk selalu tepat. Namun, mereka tidak mengurus pembelian bahan baku. Dengan ERP, manajer pabrik bisa melihat stok bahan secara langsung dari perangkat mobile dan procurement bisa segera tahu apakah mereka sudah membeli cukup bahan untuk memenuhi kebutuhan produksi.
Dengan menggabungkan semua sumber informasi dalam satu sistem, ERP menciptakan single source of truth, yaitu pusat data utama untuk seluruh operasi bisnis.
Penyederhanaan Proses dan Otomatisasi
Selain menyimpan data di satu tempat, ERP yang baik juga menyederhanakan alur kerja, mengoptimalkan proses, dan mengotomatisasi tugas penting. Proses seperti rekonsiliasi keuangan, penjadwalan produksi, picking dan packing di gudang, atau order management bisa ditangani lebih efisien. Ini meningkatkan produktivitas, membebaskan staf untuk tugas yang lebih bernilai, dan mengurangi risiko kesalahan.
Contohnya, modul produksi pada ERP dapat membuat purchase order secara otomatis berdasarkan parameter yang sudah ditentukan. Sistem juga bisa meminta tim melakukan quality check penting dan langsung menahan item yang tidak lolos standar.
Modul ERP yang Umum
ERP modern biasanya punya banyak modul untuk mendukung aktivitas harian dan meningkatkan kinerja di berbagai departemen. Beberapa modul yang paling umum adalah:
- Supply Chain Management (SCM): melacak penjualan dari awal sampai pengiriman dan membantu mengelola gangguan tanpa merusak kepercayaan pelanggan.
- Inventory Management: memantau stok secara real time, mengotomatisasi transaksi gudang, dan membantu forecasting serta pemesanan ulang.
- Financial Management: menggabungkan angka, revenue management, dan pelacakan keuangan agar bisnis lebih siap menghadapi perubahan.
- Production Management: mengatur semua aspek manufaktur, termasuk batch list dan efisiensi lini produksi, dengan dukungan material resource planning (MRP).
- Reporting and Analytics: membantu memantau KPI, menemukan peluang perbaikan, dan membuat keputusan berbasis data lebih cepat.
- Quality Control: membantu menjaga mutu produk dengan otomatisasi pemeriksaan dan deteksi penyimpangan standar.
Jenis ERP yang Dibutuhkan Bisnis
Sekitar 87% bisnis dengan lebih dari 250 karyawan memakai ERP, dan sedikit di atas separuh perusahaan dengan 50 karyawan atau lebih juga menggunakannya. Karena itu, ERP sudah menjadi software penting untuk banyak bisnis.
Generic vs Industry-Specific ERP
Pertama, bisnis perlu memilih apakah akan memakai ERP generik atau ERP yang dibuat khusus untuk industri tertentu. ERP generik biasanya bisa menangani kebutuhan dasar banyak bisnis, tetapi sering memerlukan customisasi, add-on, atau workaround yang bisa membuat biaya naik.
Sebaliknya, ERP yang dirancang untuk industri tertentu punya fungsi yang lebih sesuai dengan tantangan spesifik. Hasilnya, bisnis bisa lebih efisien, lebih cepat mendapat ROI, dan tumbuh lebih cepat. Dalam laporan IDC 2022, organisasi yang memakai industry-specific ERP mencatat kenaikan pendapatan 5.3% dan kenaikan laba 4.9%, sementara pengguna ERP generik hanya mencatat 2.9% dan 3.7%.
Aptean menawarkan solusi ERP yang disesuaikan untuk berbagai industri.
- Food and Beverage ERP: membantu operasi berjalan lancar dan aman, termasuk food traceability, allergen management, dan catch weight management.
- Fashion and Apparel ERP: membantu perusahaan pakaian, aksesori, dan alas kaki mengelola supply chain disruption.
- Process dan Discrete Manufacturing ERP: membantu produsen memantau operasi dan menyederhanakan proses.
- Retail, Imports, and Distribution ERP: membantu menghubungkan tim, meningkatkan efisiensi rantai pasok, dan memantau pengiriman.
On-Premise vs Cloud ERP
Keputusan berikutnya adalah memilih on-premise atau cloud ERP. On-premise ERP menyimpan data di server milik perusahaan dan dikelola oleh tim IT internal. Cloud ERP menyimpan data di luar lokasi dan bisa diakses dari mana saja selama ada koneksi internet. Vendor biasanya juga menangani pembaruan, upgrade, dan keamanan.
Cloud software makin menarik karena menawarkan skalabilitas yang lebih baik, keamanan yang lebih kuat, perlindungan data yang lebih baik, dan akses yang lebih luas.
Langkah Awal Memulai ERP
Langkah pertama adalah memahami apa yang ingin ditingkatkan dalam bisnis dan di mana teknologi bisa membantu. Setelah itu, barulah vendor dan sistem bisa dievaluasi untuk menemukan yang paling cocok. Tahap berikutnya adalah riset.
Beberapa topik yang biasanya membantu saat memulai ERP adalah ERP untuk pemula, manfaat ERP, cara membandingkan sistem ERP, ROI implementasi ERP, langkah implementasi ERP yang sukses, dan cara meminta penawaran ERP.
Intinya, ERP membantu perusahaan memusatkan data, menyederhanakan proses, dan membuat keputusan lebih cepat agar bisnis lebih efisien dan lebih siap tumbuh.
