Fungsi ERP biasanya disusun dalam modul-modul, yaitu kemampuan atau proses bisnis tertentu. Modul ini dirancang untuk mendukung departemen seperti keuangan, pengadaan, rantai pasok, dan sumber daya manusia. Tim yang tersebar bisa memakai satu platform ERP pusat sehingga semua orang bekerja dengan sistem yang sama, memiliki pandangan bisnis yang seragam, dan mengacu pada satu sumber data utama.
Apa Itu Modul ERP?
Modul ERP adalah komponen atau kemampuan bisnis dalam sistem ERP Anda. Modul ini mencakup fungsi yang terutama mendukung back office, seperti keuangan, akuntansi, pengadaan, perencanaan permintaan, dan fungsi non-keuangan seperti HR. Sebagian bisnis juga menambahkan fungsi front-end seperti customer relationship management (CRM), sehingga proses perusahaan bisa terhubung dari ujung ke ujung. Dengan platform dan basis data pusat untuk lintas departemen, pengguna menghabiskan lebih sedikit waktu menyusun data dan lebih banyak waktu untuk tugas strategis.
Penjelasan Modul ERP
Meski ERP bersifat modular, setiap bisnis punya cara berbeda dalam membeli dan menambahkan modul. Ada yang memilih pendekatan “big bang” saat implementasi ERP, artinya semua kemampuan yang dibutuhkan diluncurkan sekaligus. Ada juga yang bertahap—misalnya mulai dari financial management, lalu procurement atau HR—sesuai roadmap jangka panjang. Ada pula yang menambah fungsi berdasarkan unit bisnis atau wilayah global. Saat perusahaan mengakuisisi bisnis lain, kondisi itu juga sering menjadi alasan untuk implementasi ERP secara bertahap.
Karena ERP berjalan di atas struktur data yang jelas dalam satu basis data, setiap modul bekerja dengan cara yang serupa. Apa pun departemennya, data tetap konsisten, memakai definisi yang sama, dan pengalaman pengguna yang seragam. Alih-alih proses bisnis yang terpecah-pecah, yang ada adalah keteraturan dan orkestrasi proses.
10 Modul ERP Teratas dan Fungsinya
Mayoritas solusi ERP biasanya dimulai dari keuangan, lalu ditambah kemampuan lain sesuai prioritas bisnis, industri, dan perubahan kondisi. Berikut 10 modul ERP utama, manfaatnya, dan alasan perusahaan menggunakannya.
1. Manajemen keuangan
Modul financial management adalah fondasi dari sistem ERP. Dengan melacak accounts payable dan accounts receivable, serta membantu mengelola general ledger, modul ini membantu menampilkan kondisi keuangan terkini dan proyeksi bisnis. Modul ini juga menghasilkan dan menyimpan balance sheet, bukti pembayaran, dan dokumen keuangan penting lainnya.
Otomatisasi memegang peran penting. Modul keuangan mengotomatiskan tugas yang berkaitan dengan penagihan, pembayaran vendor, pengelolaan biaya, manajemen aset, dan akuntansi joint venture. Misalnya, cash management otomatis memudahkan analisis transaksi kas dan memperbaiki perkiraan arus kas. Tim akuntansi bisa menutup buku lebih cepat, kadang menghemat waktu satu minggu atau lebih, sambil tetap mematuhi aturan ketat pengakuan pendapatan. Otomatisasi balance sheet juga memberi data hampir real-time agar posisi keuangan perusahaan terlihat lebih akurat.
2. Pengadaan
Modul procurement meningkatkan kemampuan perusahaan untuk membeli produk atau material yang dibutuhkan untuk membuat atau menjual barang. Modul ini mengotomatiskan, melacak, dan menganalisis penawaran, sekaligus membantu menyiapkan dan mengirim purchase order. Dengan daftar vendor yang disetujui, modul ini dapat mengotomatiskan pembelian item tertentu, mempercepat proses, menegakkan kepatuhan belanja, memperbaiki hubungan pemasok, dan pada akhirnya membantu meningkatkan profitabilitas.
Yang paling penting, modul yang tepat menyederhanakan proses procurement dari ujung ke ujung—mulai dari shopping dan spend sampai pengelolaan pembelian direct materials dan services. Dengan data real-time untuk negosiasi pemasok dan penetapan kontrak, perusahaan juga bisa menemukan cara untuk mengonsolidasikan daya beli agar memperoleh biaya terendah sekaligus mengurangi gangguan pasokan.
3. Manajemen risiko
Modul risk management dan compliance menggunakan artificial intelligence (AI) dan machine learning untuk memperkuat kontrol keuangan, membantu tim finance mencegah kebocoran kas, menegakkan audit, dan melindungi perusahaan dari risiko baru—sambil menghemat banyak pekerjaan manual.
Dengan kemampuan risk management, perusahaan bisa tetap patuh dengan mengotomatiskan proses seperti separation of duties (SoD) reporting serta pemberian dan pengendalian akses pengguna. Otomatisasi juga mempercepat transaksi audit sehingga fraud, kesalahan, dan pelanggaran kebijakan bisa cepat ditemukan. Workflow untuk audit, kepatuhan Sarbanes-Oxley Act (SOX), manajemen risiko, dan business continuity planning juga menjadi lebih sederhana.
4. Manajemen rantai pasok
Modul supply chain management (SCM) melacak bagaimana suplai dan barang bergerak melalui rantai pasok: dari supplier dan sub-supplier hingga produsen, distributor, retailer, atau konsumen. Modul ini membantu merencanakan demand, supply, order fulfillment, dan produksi secara efisien di seluruh bisnis agar gangguan dapat dikurangi dan biaya diminimalkan, sekaligus memastikan stok yang tepat tersedia di waktu dan tempat yang tepat.
Contohnya, sistem supply chain management membantu menentukan level persediaan dan replenishment optimal untuk tiap lokasi item berdasarkan perkiraan permintaan, sehingga perusahaan bisa menghindari kelebihan stok maupun kekurangan stok. Otomatisasi juga menghemat waktu dan biaya di seluruh proses rantai pasok, termasuk order management, yang menyederhanakan order capture, settlement, dan post-sales customer care.
Modul supply chain juga bisa membantu memprediksi permintaan dengan kemampuan seperti segmentation dan machine learning, sehingga perusahaan lebih siap menghadapi variasi. Hasilnya, rantai pasok menjadi lebih tangguh menghadapi perubahan pasar dan guncangan global.
5. Enterprise performance management
Modul enterprise performance management (EPM) memperkuat proses yang membantu bisnis merencanakan, membuat anggaran, memproyeksikan, dan melaporkan kinerja. Modul ini mendukung connected planning—bukan perencanaan yang terpisah-pisah—dengan memberi pandangan terpadu atas perencanaan keuangan, operasional, dan lini bisnis. Modul ini juga memakai otomatisasi untuk mempercepat pelaporan hasil keuangan.
Melalui scenario modeling, long-range planning, dan kemampuan lain, modul EPM memberi pemahaman yang lebih dalam tentang biaya dan profitabilitas, membantu mencapai target pendapatan, dan menyederhanakan account reconciliation serta tax reporting. Dengan EPM, tim bisa melakukan pemodelan dan perencanaan di area penting seperti finance, HR, supply chain, dan sales.
6. Proses manufaktur
Dengan modul manufacturing, perusahaan lebih mudah merencanakan dan mengelola production run. Ini mencakup memastikan bahan baku tersedia untuk memenuhi permintaan, menjalankan shop floor secara efisien, dan menjaga biaya tetap rendah—sambil memastikan kualitas barang jadi.
Modul modern memungkinkan mixed-mode manufacturing, sehingga perusahaan bisa memakai kombinasi proses seperti discrete dan process manufacturing, bukan hanya satu jenis. Ini membantu memperluas portofolio dan menarik pelanggan baru. Misalnya, process manufacturing bisa dipakai untuk memproduksi minuman, sementara discrete manufacturing yang berfokus pada bagian dan perakitan digunakan untuk membuat botol dan kaleng. Perusahaan juga bisa memantau biaya dan selisih per pabrik, melacak output terhadap perkiraan, dan membandingkan suplai dengan permintaan setelah menghitung waktu rata-rata produksi.
7. Manajemen hubungan pelanggan
Modul customer relationship management (CRM) membantu perusahaan mengelola pelanggan dengan memperbaiki proses penjualan dan pemasaran, terutama yang mendukung sales leads. Modul ini menyimpan seluruh informasi pelanggan dan prospek, termasuk setiap interaksi dan riwayat pembelian, serta menyediakan data segmentasi dan rekomendasi cross-sell yang tepat sasaran.
Fitur yang perlu dicari dalam modul CRM meliputi contact management, communication tracking, opportunity atau lead tracking, order history, issue ticketing, pembuatan penawaran, dan produktivitas agen penjualan. Yang paling penting, modul ini harus membantu melacak pelanggan dari tahap awal pemasaran hingga proses penawaran atau penjualan, lalu berlanjut ke penjualan dan layanan pelanggan.
Catatan: tidak semua organisasi atau vendor ERP menganggap CRM sebagai modul ERP. Sebagian hanya memasukkan modul yang lebih dekat dengan financial management dan aktivitas back-office, sementara yang lain memakai definisi lebih luas dan memasukkan tugas front-office seperti mengelola hubungan pelanggan.
8. Sumber daya manusia
Modul human capital management (HCM)—kadang disebut human resources management (HRM)—menyimpan catatan rinci tentang semua karyawan, termasuk penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, pilihan tunjangan, serta absensi dan cuti. Seperti modul ERP lain, modul ini menggantikan spreadsheet tahunan dengan otomatisasi yang terus mengumpulkan data di seluruh perusahaan, mengurangi duplikasi data, dan meningkatkan akurasi. Ini sangat penting mengingat besarnya volume data HR yang dimiliki banyak perusahaan.
Modul human resources mengotomatiskan tugas seperti penjadwalan karyawan, rekrutmen, dan manajemen kompensasi. Dengan kolaborasi yang mudah di seluruh workflow internal, modul HR juga dapat terhubung ke data CRM untuk menentukan bonus bagi tenaga penjualan—jauh lebih mudah dan akurat dibanding menghitungnya secara manual.
9. Manajemen proyek
Modul ini meningkatkan manajemen proyek dengan alat visual bersama yang membantu melacak jadwal, anggaran, dan sumber daya. Misalnya, perusahaan bisa melihat beberapa rencana proyek dalam satu tampilan, sehingga alokasi sumber daya menjadi lebih mudah. Tim juga bisa dibentuk dengan filter pencarian berdasarkan peran, keahlian, dan lokasi. Pengelolaan anggaran pun lebih baik karena cara pencatatan biaya menjadi lebih seragam di seluruh perusahaan. Alat manajemen proyek tingkat lanjut juga membantu meningkatkan arus kas dengan mengotomatiskan invoice pelanggan dan penagihan proyek.
Tak heran jika modul ini banyak dipakai di industri yang sarat proyek, seperti konstruksi dan manufaktur. Jika diterapkan dengan baik, modul manajemen proyek dapat meningkatkan penyelesaian proyek tepat waktu, memantau dan mengendalikan biaya, memperbaiki akurasi estimasi biaya dan layanan, serta mengoptimalkan penggunaan staf dan peralatan.
10. Analitik ERP
Modul ERP analytics membantu profesional finance, procurement, dan manajemen proyek memahami faktor-faktor yang mendorong profitabilitas, meningkatkan penggunaan modal kerja, dan mengendalikan pengeluaran bisnis.
ERP analytics menghasilkan insight general ledger terkait profitabilitas dan mempercepat proses penagihan, sehingga arus kas menjadi lebih baik. Modul ini juga memperkuat payables dengan membantu tim finance melacak jumlah pembayaran vendor yang tepat waktu maupun terlambat untuk menentukan urgensi pembayaran. Selain itu, modul ini mengendalikan belanja perusahaan dengan mengidentifikasi peluang penghematan biaya dan risiko keuangan. Contohnya, tim finance bisa memantau biaya karyawan dengan lebih akurat dibanding proses manual tradisional untuk cepat menemukan fraud dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran.
Pilih Modul yang Tepat
Satu-satunya praktik terbaik dalam membeli modul ERP adalah memilih modul yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Dalam ERP, tidak ada solusi satu ukuran untuk semua.
Modul ERP apa yang tersedia secara standar? Jawabannya berbeda-beda tergantung vendor. Fungsi keuangan inti hampir selalu menjadi bagian dari paket, sedangkan fungsi seperti sales atau HR bisa dijual terpisah. Harga modul ERP juga bervariasi, tetapi biasanya vendor on-premises memakai lisensi per pengguna. Vendor software as a service (SaaS) umumnya mengenakan biaya bulanan atau tahunan.
Kadang penyedia ERP menyesuaikan penawaran mereka berdasarkan industri. Misalnya, paket manufaktur kemungkinan memuat modul supply chain, sedangkan paket retail biasanya mencakup ecommerce. Jika bisnis Anda menjual lebih banyak produk daripada layanan, Anda akan membutuhkan modul supply chain dan order management, beserta kemampuan lain. Jika Anda berada di industri jasa, Anda bisa menambahkan modul professional services untuk memberikan dukungan pelanggan yang lebih baik. Sepuluh modul yang dijelaskan di sini hanyalah titik awal. Anda mungkin tidak memerlukan semuanya, setidaknya tidak langsung, tetapi sistem ERP premium memungkinkan Anda memulai dari fungsi yang dibutuhkan saat ini dan menambah modul agar tetap kompetitif. Anda juga memerlukan sistem yang bisa beradaptasi dengan industri serta tantangan dan peluang organisasi Anda.
FAQ Modul ERP
Apakah ada modul ERP yang wajib?
Tidak sepenuhnya, tetapi modul financial management adalah inti dari sistem ERP apa pun. Meski modul harus mencerminkan kebutuhan perusahaan dan industrinya, modul tersebut juga harus menangani hal dasar seperti financial management, cash management, balance sheet, dan procurement. Modul-modul ini adalah yang paling mendekati kata “wajib” dalam ERP. Anda tentu tidak akan membeli mobil tanpa power train, dan Anda juga tidak seharusnya membeli ERP yang gagal menyediakan data keuangan untuk mendorong pertumbuhan perusahaan.
Apa saja modul dasar dari sistem ERP?
Financial management adalah modul inti, bersama modul yang terkait erat seperti procurement, supply chain, dan enterprise performance management. Modul dasar itu bisa ditambah software yang lebih spesifik seperti sales (CRM), human resources, atau analytics.
Apa kunci memilih modul ERP?
Selain memilih modul yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, Anda juga perlu memikirkan apakah modul tersebut sebaiknya diluncurkan sekaligus atau bertahap sesuai prioritas. Kunci lainnya adalah memulai dengan sistem ERP yang fleksibel dan scalable agar bisnis bisa berubah dan berkembang dari waktu ke waktu.
