Tingkat perkembangan teknologi saat ini terus meningkat. Para pemilik perusahaan saat ini harus melek teknologi untuk mempermudah operasi mereka. Semakin besar perusahaan, semakin rumit operasinya. Integrasi perencanaan dan manajemen di seluruh departemen sangatlah penting. Menggunakan sistem ERP adalah salah satu cara untuk mempermudah operasi. Mungkin banyak yang masih bertanya-tanya, sebenarnya apa pengertian enterprise resource planning ? Bagi pebisnis pemula mungkin masih banyak yang tidak tahu, bahkan mungkin tidak menyadari manfaat dari enterprise resource planning bagi usaha mereka sendiri.
Pengertian Sistem ERP
Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk mengoordinasikan berbagai sumber daya mereka. Dengan adanya sistem ERP, perusahaan akan mudah melakukan perencanaan perusahaan dan manajemen sumber daya.
Jika dilihat pengertian Enterprise Resource Planning menurut para ahli yaitu Brady, Monk dan Wagner (2001), ERP adalah sebuah sistem yang menyimpan semua transaksi dalam sebuah database yang digunakan oleh perusahaan dan menyediakan kemampuan pelaporan manajemen, sekaligus merampingkan operasi seperti pemasaran, produksi, pembelian, dan akuntansi.
Sementara itu, menurut Wikipedia, Enterprise Resource Planning adalah sistem informasi yang dirancang untuk perusahaan yang memproduksi barang atau menyediakan jasa, dengan tujuan untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi kegiatan bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, dan distribusi perusahaan yang bersangkutan.
Jadi, setiap departemen di dalam perusahaan dapat terhubung ke sistem yang sama berkat sistem ERP. Perencanaan dan manajemen antar departemen akan menjadi lebih mudah. Berbagai modul dari sistem ERP dapat diubah untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Modul gudang, keuangan, manajemen pesanan, manajemen pelanggan, manajemen sumber daya manusia, dan modul lainnya adalah beberapa contoh modul di antaranya. Ketersediaan modul ERP tergantung pada sistem ERP tertentu yang digunakan.
Jenis ERP Berdasarkan Implementasi
Ada banyak jenis ERP, semuanya tergantung pada bagaimana ERP digunakan atau diimplementasikan di perusahaan. Setiap jenis tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Berikut adalah beberapa jenis sistem ERP, antara lain :
1. ERP On Premise
Jenis ERP ini digunakan secara langsung dalam perangkat atau server perusahaan. Sistem ini ditujukan untuk semua ukuran perusahaan, perusahaan kecil dan menengah mungkin akan merasa sangat berguna dalam menggunakan ERP on premise.
2. Open Source ERP
Jenis ERP ini memungkinkan perusahaan untuk memeriksa, mengubah, dan meningkatkan aplikasi ERP mereka dengan cara yang sama seperti yang mungkin dilakukan oleh software open source lainnya. Dengan Open Source ERP, perusahaan dapat menyesuaikan aplikasi dengan kebutuhan mereka sendiri dengan biaya yang relatif rendah bahkan tidak berbiaya sama sekali.
3. ERP Berbasis Cloud
Layanan sistem ERP berbasis cloud adalah tempat Anda dapat menemukan ERP jenis ini. Selama perusahaan memiliki akses internet, opsi ini memungkinkan akses data secara real-time. Perusahaan besar biasanya dapat menggunakan software ERP berbasis cloud.
4. Hybrid ERP
Jenis ERP ini dapat digunakan secara lokal (on premise) atau di cloud.
Keuntungan Sistem ERP Di Perusahaan
Menggunakan sistem ERP di sebuah perusahaan memiliki beberapa keuntungan. Berikut adalah beberapa keuntungan ERP di dalam perusahaan :
1. Mengubah Visibilitas Alur Kerja
Sebelum menerapkan sistem ERP, dibutuhkan lebih banyak waktu dan upaya untuk berkoordinasi di antara departemen dan lokasi yang berbeda. Untuk mendapatkan informasi terbaru tentang departemen tertentu, Anda harus menelepon atau mampir ke kantor orang yang bertanggung jawab atas area tersebut. Perusahaan sekarang dapat sepenuhnya mengubah visibilitas alur kerja internal dengan bantuan sistem ERP. Dengan ERP, perusahaan dapat mengakses database terpusat yang berisi informasi terkini.
2. Analisis Data
Untuk menjalankan perusahaan dengan sukses, pengambilan keputusan harus didasari oleh informasi yang dapat diandalkan. Untungnya, Enterprise Resource Planning (ERP) dapat membantu dengan menawarkan alat untuk pengumpulan, analisis, dan pelaporan data. Bahkan analisis data secara real-time dapat dilakukan untuk memodifikasi prosedur produksi perusahaan saat itu juga.
3. Solusi Penjadwalan
Keuntungan selanjutnya adalah menyederhanakan penjadwalan untuk perusahaan. Perusahaan dapat menjadwalkan kapan karyawan akan memulai dan mengakhiri shift mereka, kapan inventaris akan dikirim, dan kapan saatnya bisnis menjalani pemeliharaan.
4. Komunikasi Dengan Departemen Lainnya
Ketika sebuah perusahaan mengembangkan departemen tambahan, sangat penting untuk mengelola komunikasi internal secara efektif untuk mengurangi kemungkinan kesalahpahaman. Oleh karena itu, ERP hadir sebagai alat komunikasi yang dapat mengelola dokumen, file, email, teks, dan rekaman panggilan telepon yang telah dikumpulkan. Bahkan saluran internal pribadi untuk komunikasi cepat juga tersedia, seperti software sales crm untuk berkomunikasi dengan pelanggan.
5. Dapat Meningkatkan Keamanan Perusahaan
Selain membantu perusahaan mempermudah operasi, software ERP dapat melindungi mereka dari pencurian online. Jika operasi perusahaan dilakukan secara online, maka audit otomatis dan pemantauan penipuan dapat diimplementasikan untuk memberikan lapisan perlindungan ekstra. Terutama jika banyak informasi pribadi yang ditangani oleh perusahaan. Penggunaan sistem ERP dapat melindungi informasi sensitif dengan mengarsipkan semua file dan komunikasi terkait secara terpusat. Dengan memusatkan data mereka, perusahaan dapat mengurangi catatan yang berlebihan.
6. Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Ketika menjalankan perusahaan, setiap perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor. Apakah perusahaan Anda berkolaborasi dengan perusahaan asing? Lalu, apakah perusahaan secara rutin menyerahkan dokumen kepada pihak berwenang?
Perusahaan dapat mempermudahkan operasi mereka dengan bantuan software ERP, yang dilengkapi dengan modul yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik mereka. Misalnya, perangkat lunak akuntansi khusus bisnis dengan manajemen keuangan terintegrasi.
Penutup
Untuk menghilangkan pekerjaan manual dan mempermudah alur kerja perusahaan saat ini, perencanaan sumber daya perusahaan biasanya menggunakan database tunggal untuk berbagai proses bisnis. Pengguna sistem Enterprise Resource Planning dapat memantau metrik operasional seperti produktivitas dan keuntungan secara real time melalui dasbor.
Misalnya, pesanan dari pelanggan dapat diterima melalui solusi rantai pasokan sistem ERP dan kemudian akan mengirimkan data ke pusat distribusi yang paling sesuai untuk meyelesaikan pesanan secara tepat waktu.
Sistem ERP Anda mungkin dapat menganalisis data tentang tingkat inventaris, jangka waktu pengiriman, dan aspek lainnya untuk menentukan pusat distribusi mana yang paling efisien dan produktif dalam memenuhi pesanan, tergantung pada solusi yang Anda pilih.
Ketika Sistem Enterprise Resource Planning digunakan, data dari berbagai departemen dalam organisasi dapat dengan mudah dibagikan dan dilihat oleh seluruh organisasi.
Banyaknya informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu dalam pengembangan tujuan perusahaan, dan juga dapat meminimalkan jumlah waktu yang dihabiskan staf Anda untuk tugas-tugas yang dapat diotomatisasi.
