Dalam era digital saat ini, banyak transaksi dan dokumen yang dilakukan secara online. Untuk memastikan keaslian dan integritas dokumen-dokumen tersebut, penggunaan tanda tangan digital menjadi semakin penting. Tanda tangan digital memungkinkan seseorang untuk mengesahkan dokumen secara elektronik, sehingga memudahkan dalam proses bisnis dan hukum.
Pengertian Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik adalah representasi digital dari tanda tangan tradisional yang digunakan untuk mengesahkan atau mengautentikasi dokumen secara elektronik. Tanda tangan digital adalah bentuk tanda tangan elektronik yang menggunakan teknologi kriptografi untuk memberikan keaslian, integritas, dan persetujuan atau otoritas pada dokumen-dokumen yang dibuat atau transaksi elektronik. Dalam konteks digital, tanda tangan digital menggantikan tanda tangan fisik yang biasanya digunakan untuk menandatangani dokumen secara konvensional.
Tanda tangan ini mungkin berbentuk gambar tangan yang ditulis dengan tangan, atau serangkaian karakter, simbol, atau kode yang unik untuk setiap individu. Tanda tangan digital terdiri dari serangkaian data atau kode yang terkait dengan informasi identitas pengguna, seperti kunci privat, yang digunakan untuk menghasilkan tanda tangan elektronik. Tanda tangan digital memberikan jaminan bahwa dokumen atau data tersebut belum diubah sejak tanda tangan diterapkan dan bahwa identitas pengguna yang terkait dengan tanda tangan tersebut dapat diverifikasi.
Keuntungan utama dari tanda tangan digital adalah kecepatan, efisiensi, dan keamanan yang ditawarkannya dalam proses transaksi dan pertukaran informasi elektronik. Dengan tanda tangan digital, dokumen dapat ditandatangani secara elektronik, pengiriman dokumen dapat dilakukan secara online, dan transaksi dapat diselesaikan dengan aman tanpa kehadiran fisik.
Penggunaan tanda tangan digital umumnya diatur oleh undang-undang dan regulasi yang berlaku di suatu negara. Penting untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum yang berlaku dalam penggunaan tanda tangan digital di wilayah hukum yang bersangkutan.
Baca juga : Cara Membeli Materai Elektronik
Fungsi Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik memiliki beberapa fungsi penting dalam konteks digital. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari tanda tangan elektronik:
Autentikasi dan Identifikasi
Fungsi utama tanda tangan elektronik adalah mengautentikasi dan mengidentifikasi pihak yang menandatangani dokumen elektronik. Tanda tangan elektronik memungkinkan verifikasi keaslian dan integritas dokumen serta menghubungkan tanda tangan dengan identitas pihak yang menandatanganinya.
Konfirmasi Persetujuan atau Penerimaan
Tanda tangan elektronik digunakan untuk menunjukkan persetujuan atau penerimaan terhadap isi dokumen yang ditandatangani. Dengan menandatangani dokumen secara elektronik, pihak yang menandatangani secara tegas menyatakan bahwa mereka setuju dengan isi dokumen tersebut dan menerima konsekuensi yang terkait.
Bukti Hukum
Tanda tangan elektronik dapat berfungsi sebagai bukti hukum dalam kasus perselisihan atau sengketa yang melibatkan dokumen elektronik. Dengan adanya tanda tangan elektronik yang sah, pihak yang terlibat dapat membuktikan keabsahan, integritas, dan autentisitas dokumen yang ditandatangani.
Dalam keseluruhan, tanda tangan elektronik memainkan peran penting dalam memastikan keabsahan, keamanan, dan efisiensi proses bisnis dan hukum di era digital.
Manfaat Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik, termasuk tanda tangan digital, memberikan sejumlah manfaat penting dalam berbagai konteks transaksi dan pertukaran informasi elektronik. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari tanda tangan elektronik:
Kemudahan dan Kecepatan
Tanda tangan elektronik memungkinkan dokumen atau kontrak untuk ditandatangani secara elektronik, menghilangkan kebutuhan untuk bertemu secara fisik atau mengirim dokumen secara tradisional. Ini menghemat waktu dan tenaga yang terkait dengan proses manual, mempercepat proses transaksi dan pertukaran informasi.
Efisiensi Biaya
Menggunakan tanda tangan elektronik dapat mengurangi biaya yang terkait dengan cetakan, pengiriman, dan penyimpanan fisik dokumen. Tidak perlu lagi mencetak dokumen, mengirimkannya melalui pos atau kurir, atau menyimpannya secara fisik. Ini mengurangi pengeluaran dan membantu dalam pengelolaan dokumen secara digital.
Keamanan dan Integritas
Tanda tangan elektronik menggunakan teknologi kriptografi untuk memastikan keaslian dan integritas dokumen atau data elektronik. Ini melindungi dari pemalsuan, perubahan, atau manipulasi yang tidak sah. Tanda tangan elektronik juga dapat melibatkan metode otentikasi tambahan, seperti kata sandi atau verifikasi dua faktor, untuk memperkuat tingkat keamanan.
Non-Repudiasi
Tanda tangan elektronik memungkinkan verifikasi identitas pengguna yang menandatanganinya. Ini mengurangi kemungkinan pihak yang menandatangani untuk menyangkal tindakan tersebut di kemudian hari, karena tanda tangan tersebut dapat diverifikasi dan dikaitkan dengan identitas pengguna yang sah.
Pemeliharaan Arsip Digital
Dengan tanda tangan elektronik, dokumen dan kontrak dapat disimpan secara digital dalam bentuk elektronik. Ini mempermudah pengelolaan dan pencarian dokumen di masa mendatang. Selain itu, pengarsipan digital juga mengurangi risiko kehilangan, kerusakan, atau kejadian tak terduga yang dapat terjadi pada dokumen fisik.
Jejak Audit
Penggunaan tanda tangan elektronik sering mencakup jejak audit yang tercatat secara elektronik. Hal ini memudahkan pengawasan dan pemantauan terhadap aktivitas tanda tangan, termasuk tanggal, waktu, dan informasi terkait lainnya. Jejak audit ini dapat memberikan kepastian dan transparansi dalam proses bisnis dan hukum.
Ramah Lingkungan
Penggunaan tanda tangan elektronik mengurangi penggunaan kertas dan bahan cetakan, serta mengurangi jejak karbon yang dihasilkan oleh proses cetak-mengirim-fisik. Ini membantu mendukung praktik bisnis yang ramah lingkungan dan berkelanjutan.
Penerapan tanda tangan elektronik telah memberikan manfaat signifikan dalam efisiensi, produktivitas, dan keamanan proses bisnis. Namun, penting untuk memahami persyaratan hukum dan kepatuhan terkait dengan penggunaan tanda tangan elektronik di negara atau wilayah hukum Anda.
Langkah Umum Membuat Tanda Tangan Elektronik
Untuk membuat tanda tangan elektronik, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
Persiapkan Tanda Tangan Anda
Pertama, Anda perlu menyiapkan tanda tangan Anda dalam format digital. Ada beberapa cara untuk melakukannya. Anda dapat menggunakan perangkat elektronik, seperti tablet atau smartphone, yang dilengkapi dengan stylus atau pena digital untuk membuat tanda tangan elektronik langsung pada layar. Jika tidak, Anda dapat menulis tanda tangan Anda di atas selembar kertas putih, kemudian memindai atau mengambil foto tanda tangan tersebut untuk mendapatkan versi digital.
Konversi Tanda Tangan Menjadi Format Digital
Setelah Anda memiliki tanda tangan dalam bentuk gambar digital, Anda perlu mengonversinya ke format yang lebih kompatibel, seperti file gambar (JPG, PNG) atau file vektor (SVG). Anda dapat menggunakan aplikasi pengeditan gambar atau konverter online gratis untuk melakukan ini. Pastikan untuk menyimpan tanda tangan dalam resolusi yang baik agar tetap jelas dan terbaca ketika diterapkan pada dokumen elektronik.
Gunakan Aplikasi atau Website Tanda Tangan Elektronik
Ada banyak aplikasi dan platform tanda tangan elektronik yang tersedia secara online. Anda dapat mencari dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Beberapa aplikasi populer termasuk PrivyID, Adobe Sign, DocuSign, HelloSign, atau Smallpdf. Daftar dan ikuti instruksi untuk membuat akun atau masuk ke platform tersebut.
Unggah Dokumen
Setelah Anda masuk ke aplikasi tanda tangan elektronik, biasanya ada opsi untuk mengunggah dokumen yang ingin Anda tandatangani. Pilih dokumen yang ingin ditandatangani dari perangkat Anda, atau unggah dari penyimpanan cloud jika dokumen tersebut sudah ada di sana.
Tambahkan Tanda Tangan
Setelah dokumen diunggah, Anda akan diberikan opsi untuk menambahkan tanda tangan elektronik. Biasanya, Anda dapat memilih opsi “Tambahkan Tanda Tangan” atau serupa. Pilihlah opsi tersebut.
Terapkan Tanda Tangan
Aplikasi tanda tangan elektronik akan memberikan Anda berbagai pilihan untuk menambahkan tanda tangan elektronik Anda ke dokumen. Anda dapat mengimpor tanda tangan digital yang telah Anda konversi sebelumnya, atau beberapa aplikasi bahkan memungkinkan Anda untuk membuat tanda tangan langsung pada layar perangkat elektronik menggunakan stylus atau jari.
Atur dan Simpan Tanda Tangan
Setelah Anda menambahkan tanda tangan elektronik, Anda dapat mengatur ukuran, posisi, dan rotasi tanda tangan sesuai kebutuhan. Pastikan tanda tangan terletak pada tempat yang tepat di dokumen. Setelah selesai, simpan dokumen dengan tanda tangan elektronik yang telah diterapkan.
Verifikasi
Setelah tanda tangan elektronik diterapkan, Anda dapat memverifikasi tanda tangan tersebut pada aplikasi tanda tangan elektronik untuk memastikan keaslian dan integritasnya.
Gunakan Tanda Tangan Digital pada Dokumen
Sekarang tanda tangan digital Anda siap digunakan. Ketika Anda perlu menandatangani dokumen elektronik, buka dokumen tersebut menggunakan perangkat lunak atau aplikasi yang mendukung tanda tangan digital. Ikuti petunjuk yang diberikan untuk memasukkan tanda tangan digital yang sudah Anda buat sebelumnya ke dalam dokumen.
Beberapa Aplikasi atau Website Pembuat Tanda Tangan Elektronik
Berikut ini beberapa situs untuk membuat tanda tangan online gratis yang bisa dicoba.
- PrivyID
- Odoo Documents
- OnlineSignature.com
- Smallpdf.com
- DigiSigner.com
- DocuSign.com
- UsefulPDF.com
- ApproveMe Online Signature
- Signeasy
- BeSign
- signNow
- Xignature
Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik
Berikut cara membuat tanda tangan digital menggunakan aplikasi PrivyID.
- Setelah melakukan registrasi akun, bukalah menu Setting di pojok kanan atas profilmu.
- Selanjutnya, pilih Signature dan klik Add Signature.
- Kamu bisa membuat tanda tangan digitalmu dengan mengetikkan namamu atau menggambarnya di kolom yang tersedia.
- Tanda tangan digitalmu akan tersimpan di aplikasi tersebut.
Untuk menggunakan tanda tangan digital ini, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut.
- Klik ikon “+” kemudian pilih Self Signing.
- Klik Upload untuk membuka dokumen yang akan ditandatangani melalui aplikasi PrivyID, lalu klik Sign Document.
- Letakkan tanda tanganmu di posisi yang sesuai. Lalu, klik tanda centang (V) berwarna hijau.
- Ketik kode OTP yang kamu terima melalui nomor ponsel yang diregistrasikan sebelumnya. Dokumen akan otomatis ditandatangani.
- Simpan atau kirim dokumen yang sudah ditandatangani tersebut.
Selain menggunakan PrivyID, kita juga bisa menggunakan aplikasi yang mungkin kita sering gunakan sehari-hari, yaitu Microsoft Word. Berikut ini cara membuat tanda tangan di Word menggunakan inserterd picture.
- Tulis tanda tangan pada selembar kertas putih polos.
- Foto tanda tangan tersebut dengan smartphone dan simpan file-nya di G-Drive atau kirim ke komputer dengan bantuan Bluetooth, Mi Share, ShareMe, atau Nearby Share.
- Buka dokumen Word yang hendak ditandatangani di laptop atau desktop PC. Lalu, klik “Insert” yang ada di bagian atas.
- Pilih “Pictures”, kemudian klik “This Device”.
- Pilih foto di direktori tempat menyimpan foto tanda tangan. Biasanya, hasil file sharing disimpan secara otomatis di “Downloads”. Setelah itu, klik “Insert”.
- Jadikan background tanda tangan digital transparan dengan klik menu “Color”, lalu pilih “Set Transparent Color”. Klik area kosong atau background foto tanda tangan elektronik.
- Terakhir, atur posisi dan ukuran tanda tangan digital dengan klik ikon tapal kuda yang ada di samping tanda tangan.
- Pilih “Behind Text” atau “In Front of Text” sesuai keinginan.
- Simpan pembaruan dokumen dengan klik “Save”.
