Software HRIS untuk Kelola Karyawan hingga Payroll
Satukan data karyawan, recruitment, attendance, cuti, approval, dan payroll dalam satu sistem HRIS yang dapat disesuaikan dengan proses perusahaan Anda.
- Data karyawan, kontrak, dokumen, dan struktur organisasi tersimpan terpusat.
- Attendance, shift, lembur, cuti, dan izin lebih mudah dipantau.
- Recruitment dan onboarding terhubung dengan database karyawan.
- Payroll, reimbursement, dan laporan HR dapat disiapkan sesuai kebutuhan.
- Dapat dikembangkan ke accounting, expense, project, dan modul Odoo lainnya.
Solusi dapat dibangun menggunakan Odoo Community Edition yang bersifat open-source. Tidak ada biaya lisensi software per pengguna untuk Community Edition, sedangkan biaya implementasi, hosting, addon, development, integrasi, training, maintenance, dan support disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Apakah Proses HR Anda Masih Terfragmentasi?
Ketika data karyawan, attendance, cuti, payroll, dan recruitment berada di tempat berbeda, tim HR menghabiskan banyak waktu untuk memeriksa, memindahkan, dan merekap data.
Data Karyawan Tersebar
Profil, kontrak, dokumen, riwayat jabatan, dan informasi karyawan tersimpan di spreadsheet, folder, email, dan aplikasi yang berbeda.
Attendance Direkap Manual
Data mesin absensi, shift, keterlambatan, lembur, dan ketidakhadiran harus diperiksa serta digabungkan secara manual.
Cuti dan Approval Lambat
Permintaan cuti, izin, lembur, atau perubahan data diproses melalui chat dan email sehingga statusnya sulit dilacak.
Payroll Rentan Koreksi
Komponen gaji, attendance, lembur, tunjangan, potongan, pajak, dan BPJS berasal dari sumber data yang tidak selalu konsisten.
Recruitment Tidak Terhubung
Data kandidat berhenti di spreadsheet atau email dan harus dimasukkan ulang ketika kandidat menjadi karyawan.
Laporan HR Terlambat
Headcount, turnover, attendance, biaya tenaga kerja, dan laporan manajemen baru tersedia setelah proses rekap yang panjang.
Satu Sistem untuk Mengelola Siklus SDM
Odoo HRIS membantu perusahaan mengelola kandidat, data karyawan, attendance, leave, dan aktivitas HR dalam satu database. Ketika dibutuhkan, sistem dapat dikembangkan ke payroll, reimbursement, appraisal, training, accounting, dan proses bisnis lainnya tanpa memindahkan data secara berulang.
Payroll, accounting, perangkat attendance, dan integrasi pihak ketiga diterapkan sesuai kebutuhan dan ruang lingkup proyek.
Perusahaan dapat memulai dari modul yang paling mendesak, lalu menambahkan fungsi lainnya secara bertahap seiring kesiapan proses dan pengguna.
Fitur Odoo HRIS yang Dapat Diimplementasikan
Kombinasi fitur ditentukan melalui requirement gathering. Implementasi dapat menggunakan konfigurasi standar, addon, integrasi, atau development khusus sesuai kebutuhan.
A. Kelola Data dan Administrasi Karyawan
Database Karyawan Terpusat
Simpan profil, kontak, riwayat pekerjaan, kontrak, dokumen, rekening, dan informasi lain sesuai hak akses.
Struktur Organisasi dan Jabatan
Kelola perusahaan, cabang, departemen, jabatan, atasan, lokasi kerja, dan hubungan pelaporan.
Kontrak dan Dokumen
Pantau masa kontrak, dokumen wajib, tanggal kedaluwarsa, dan pengingat tindak lanjut.
Employee Self-Service dan Approval
Sediakan alur bagi karyawan dan atasan untuk mengajukan, memeriksa, serta menyetujui transaksi HR sesuai kewenangan.
B. Kelola Waktu Kerja dan Kompensasi
Attendance, Shift, dan Timesheet
Catat jam masuk, jam keluar, jadwal kerja, keterlambatan, serta timesheet sesuai proses operasional perusahaan.
Cuti, Izin, dan Lembur
Kelola saldo, pengajuan, approval, kalender, dan riwayat cuti, izin, maupun lembur.
Payroll dan Kompensasi
Siapkan struktur gaji, tunjangan, potongan, lembur, dan aturan payroll sesuai kebijakan serta scope yang telah divalidasi.
Reimbursement dan Employee Expense
Kelola pengajuan biaya, bukti transaksi, approval, dan proses pertanggungjawaban secara lebih terstruktur.
C. Kelola Talent dan Pengembangan
Recruitment dan Applicant Tracking
Kelola lowongan, sumber kandidat, tahapan seleksi, interview, penilaian, dan status kandidat.
Onboarding dan Offboarding
Susun checklist, dokumen, penanggung jawab, aset, akses, dan aktivitas yang harus diselesaikan saat karyawan masuk atau keluar.
Appraisal, KPI, dan Performance
Siapkan siklus evaluasi, sasaran, formulir penilaian, feedback, serta laporan sesuai metode perusahaan.
Training, Skill, dan Sertifikasi
Catat kompetensi, kebutuhan pelatihan, hasil pembelajaran, sertifikasi, dan masa berlakunya.
Catatan: Tidak semua fungsi harus diterapkan sekaligus. Modul, addon, development, integrasi, dan lisensi pihak ketiga—jika ada—akan dijelaskan dalam proposal ruang lingkup.
Proses Implementasi dari Analisis hingga Go-Live
Implementasi mencakup pemetaan kebutuhan, konfigurasi, pengujian, training, dan pendampingan agar sistem sesuai dengan proses perusahaan.
01
Konsultasi Awal
Memahami jumlah karyawan, struktur organisasi, kebijakan HR, sistem saat ini, masalah utama, dan target implementasi.
02
Requirement Gathering
Memetakan data karyawan, attendance, shift, leave, payroll, approval, recruitment, laporan, hak akses, serta kebutuhan integrasi.
03
Solution Design
Menentukan modul, workflow, konfigurasi, addon, development, migrasi data, integrasi, dan tahapan implementasi.
04
Konfigurasi dan Development
Menyiapkan Odoo HRIS serta melakukan development atau integrasi yang telah disepakati dalam ruang lingkup.
05
Migrasi, Testing, dan Training
Memindahkan data yang disepakati, menjalankan user acceptance testing, memperbaiki temuan, dan melatih pengguna berdasarkan perannya.
06
Go-Live dan Support
Mendampingi penggunaan awal, menangani kendala, mengevaluasi adopsi, dan menyusun pengembangan berikutnya.
Durasi implementasi bergantung pada ruang lingkup, kualitas data, kompleksitas kebijakan HR dan payroll, kebutuhan integrasi, serta tingkat kustomisasi. Estimasi diberikan setelah konsultasi awal.
Apa yang Anda Dapatkan?
Deliverables akhir mengikuti proposal dan ruang lingkup yang disepakati.
- Dokumen kebutuhan dan ruang lingkup.
- Desain proses dan workflow HR.
- Konfigurasi modul sesuai kesepakatan.
- Pengaturan user, role, dan hak akses.
- Struktur organisasi dan kebijakan approval.
- Template atau laporan yang termasuk dalam scope.
- Migrasi data awal sesuai format yang disepakati.
- Integrasi perangkat atau sistem sesuai scope.
- User acceptance testing dan perbaikan sebelum go-live.
- Training pengguna dan administrator.
- Dokumentasi penggunaan.
- Pendampingan go-live.
- Support sesuai paket atau kontrak.
Catatan: Hosting, addon berbayar, perangkat attendance, API pihak ketiga, pengiriman WhatsApp, development khusus, dan support lanjutan dapat memiliki biaya terpisah.
Hubungkan HRIS dengan Proses Bisnis Lainnya
Integrasi dipilih berdasarkan kebutuhan. Perusahaan dapat memulai dari Core HR, kemudian menambahkan modul atau sistem lain secara bertahap.
Input dan Aktivitas Karyawan
- Mesin fingerprint atau face recognition.
- Mobile attendance atau field attendance.
- Email dan notifikasi.
- Form recruitment dari website.
- Import data dari spreadsheet.
Keuangan dan Operasional
- Payroll dan jurnal accounting.
- Employee expense dan reimbursement.
- Project dan timesheet.
- Asset atau equipment karyawan.
- Purchase dan approval operasional.
Sistem dan Analytics
- Bank atau file transfer payroll.
- BPJS, pajak, atau provider payroll sesuai metode yang tersedia.
- API sistem internal.
- Business intelligence.
- Dashboard dan laporan khusus.
Ketersediaan konektor, metode integrasi, biaya provider, kompatibilitas perangkat, serta keamanan data harus diperiksa sebelum penawaran final.
FAQ Odoo HRIS
Core HR berfokus pada data dan administrasi dasar karyawan. HRIS mencakup proses yang lebih luas seperti recruitment, attendance, leave, appraisal, dan laporan. Payroll menghitung kompensasi berdasarkan kebijakan dan data pendukung. Ketiganya dapat diterapkan secara bertahap dan dihubungkan dalam satu sistem.
Tidak. Implementasi dapat dimulai dari data karyawan, attendance, dan leave, kemudian dikembangkan ke recruitment, payroll, appraisal, expense, atau modul lainnya ketika dibutuhkan.
Ya. Struktur organisasi, field, workflow, approval, hak akses, kalender kerja, laporan, dan proses lainnya dapat dikonfigurasi atau dikembangkan sesuai ruang lingkup yang disepakati.
Ya. Data dapat dimigrasikan setelah struktur, format, kelengkapan, kualitas, duplikasi, dan ruang lingkupnya diperiksa. Pembersihan data tambahan dapat memengaruhi biaya dan durasi proyek.
Integrasi dapat dilakukan apabila perangkat, protokol, API, jaringan, dan akses datanya kompatibel. Model perangkat dan metode integrasi harus diperiksa terlebih dahulu.
Fitur tersebut dapat dikonfigurasi sesuai kebijakan perusahaan. Aturan yang kompleks, multi-shift, atau memiliki banyak pengecualian akan dipetakan saat requirement gathering.
Kebutuhan payroll harus divalidasi berdasarkan versi Odoo, edition, addon, kebijakan perusahaan, dan regulasi yang berlaku. Nextgen akan menentukan apakah kebutuhan dapat dipenuhi melalui konfigurasi, addon, development, atau integrasi. Pengujian hasil payroll tetap menjadi bagian penting sebelum go-live.
Untuk Odoo Community Edition tidak ada biaya lisensi software per pengguna. Namun, terdapat biaya implementasi, hosting, addon, development, integrasi, training, maintenance, dan support sesuai kebutuhan.
Biaya bergantung pada jumlah karyawan dan pengguna, cakupan modul, kompleksitas workflow dan payroll, migrasi data, integrasi perangkat atau sistem, development, hosting, dan support. Estimasi diberikan setelah konsultasi dan pemetaan kebutuhan.
Durasi bergantung pada ruang lingkup dan kesiapan perusahaan. Implementasi Core HR standar dapat lebih cepat dibandingkan proyek yang mencakup payroll kompleks, banyak integrasi, data historis, atau development khusus.
Ya. Training, dokumentasi, dan pendampingan go-live dapat dimasukkan dalam ruang lingkup implementasi. Support lanjutan tersedia sesuai paket atau kontrak yang disepakati.
Ya. Struktur perusahaan, cabang, departemen, lokasi, atasan, hak akses, dan kebijakan dapat dirancang sesuai kebutuhan. Detail penerapannya ditentukan dalam solution design.
Siap Membuat Proses HR Lebih Terintegrasi?
Ceritakan bagaimana perusahaan Anda mengelola data karyawan, attendance, cuti, payroll, dan recruitment saat ini. Tim Nextgen akan membantu memetakan modul serta ruang lingkup implementasi Odoo HRIS yang sesuai.
Demo Penggunaan Software HRIS
Lihat bagaimana software HRIS membantu mengelola seluruh proses SDM melalui video demonstrasi berikut.
